Jak usadzić gości na weselu i zrobić plan stołów

Kiedy zrobić plan stołów weselnych

Terminy, które trzeba znać

Kolejność jest zawsze taka sama i wychodzenie poza nią kończy się przerabianiem wszystkiego od nowa.

• Zaproszenia: sześć do ośmiu tygodni przed weselem, a przy gościach z zagranicy albo terminie w szczycie sezonu nawet trzy do czterech miesięcy
• Termin potwierdzeń RSVP: trzy do czterech tygodni przed weselem, bo tyle potrzebuje sala i catering
• Plan stołów: dwa do trzech tygodni przed, po zebraniu wszystkich potwierdzeń
• Winietki do druku: nie wcześniej niż siedem do dziesięciu dni przed, bo do ostatniej chwili ktoś odwoła
• Finalny plan dla obsługi sali: co najmniej kilka dni przed weselem

Szkic można rysować wcześniej i warto, bo pokazuje, czy sala w ogóle pomieści listę gości. Wersję ostateczną robi się dopiero na potwierdzeniach. Zostawcie też dwa albo trzy krzesła w rezerwie, zawsze ktoś się dopisuje w ostatnim tygodniu.

Rzecz, o którą warto poprosić jeszcze przed podpisaniem umowy z salą: rzut pomieszczenia z wymiarami. Bez niego cały plan stołów jest zgadywanką.

Ile miejsca na osobę i między stołami

Liczby, które decydują o komforcie całego wieczoru

• Szerokość blatu na gościa: minimum 60 cm, komfortowo 65 do 70 cm
• Odległość między stołami: minimum 90 do 100 cm, komfortowo 110 do 120 cm
• Główne ciągi komunikacyjne: 150 do 180 cm
• Korytarze dla kelnerów: 120 do 180 cm
• Powierzchnia na osobę przy przyjęciu siedzącym: 1,2 do 1,8 m kwadratowego, przy czym 1,2 to już ciasno
• Parkiet: 0,4 do 0,6 m kwadratowego na osobę, liczone dla 30 do 40 procent gości

Przelicznik szybki: przy stu gościach potrzebujecie mniej więcej dziesięciu do jedenastu dużych stołów okrągłych i sali od 150 m kwadratowych wzwyż. Przy stu pięćdziesięciu gościach to piętnaście do szesnastu stołów i od 225 m kwadratowych.

Najczęstszy błąd na tym etapie: upychanie o jeden stół za dużo. Zbyt gęsty układ sprawia, że nawet przestronna sala robi się ciasna, kelnerzy krążą między krzesłami, a goście przy przejściach są cały wieczór potrącani. Z naszej strony dochodzi jeszcze jedno: przy stołach postawionych zbyt blisko siebie nie da się przejść z kamerą tak, żeby nie wchodzić ludziom w kadr i w drogę.

Ile osób mieści stół okrągły i prostokątny

Pojemności według wymiarów

Stoły okrągłe:

• Średnica 120 cm: 4 do 5 osób
• Średnica 150 cm: 6 do 8 osób
• Średnica 180 cm: 8 do 10 osób
• Średnica 200 cm: 10 do 12 osób

Stoły prostokątne:

• 180 x 80 cm: 6 osób, po 60 cm na każdą
• 200 x 100 cm: wygodnie 6 osób, maksymalnie 8 z dostawkami na krótkich bokach
• Długi stół biesiadny: 10 do 14 osób

Górne wartości w tych zakresach oznaczają, że każdy dostaje mniej niż 60 cm. Da się tak siedzieć, ale przy ośmiogodzinnym przyjęciu to jest różnica, którą goście czują.

Jaki układ stołów wybrać, okrągłe czy prostokątne

Wady i zalety, bez ściemy

Stoły okrągłe. Każdy widzi wszystkich przy swoim stole, rozmowa toczy się naturalnie i nikt nie siedzi odwrócony plecami. Wada: zajmują więcej miejsca niż prostokątne przy tej samej liczbie osób i wymagają większej sali.

Stoły prostokątne. Efektywniej wykorzystują przestrzeń, łatwiej je aranżować i lepiej sprawdzają się przy dużej liczbie gości. Wada: kontakt jest ograniczony do sąsiadów i osób naprzeciwko, a przy długim stole ludzie z przeciwnych końców nie zamienią przez cały wieczór ani słowa.

Podkowa, litera U i litera T. Układy tradycyjne, w których para młoda siedzi centralnie i jest widoczna dla wszystkich. Litera T sprawdza się przy sześćdziesięciu, siedemdziesięciu gościach. Różnica między podkową a literą U jest głównie formalna: U ma proste zakończenia, podkowa zaokrąglone i jest bardziej otwarta.

Uwaga do tych układów, którą warto znać: w branży konferencyjnej przyjmuje się, że powyżej dwudziestu pięciu osób w podkowie zanika kontakt wzrokowy między uczestnikami. Na weselu nie jest to reguła, ale pokazuje, że przy stu pięćdziesięciu gościach jeden wielki układ zamknięty przestaje pełnić funkcję, dla której go się wybiera.

Układ rozproszony. Stół pary młodej naprzeciwko wejścia, wokół stoły okrągłe. Dziś najczęstszy. Jedna żelazna zasada: za plecami pary młodej nie stawia się żadnego stołu.

Kto gdzie siedzi, czyli jak usadzić gości na weselu

Hierarchia przyjęta w Polsce

Kolejność od stołu pary młodej na zewnątrz wygląda tak:

1. Para młoda. Miejsce centralne, widoczne z całej sali, nigdy tyłem do gości. Panna młoda po prawej stronie pana młodego.
2. Świadkowie z partnerami. Świadek obok panny młodej, świadkowa obok pana młodego.
3. Rodzice i teściowie. Tu są dwie szkoły. Pierwsza sadza teściów obok pary krzyżowo, czyli rodziców pana młodego przy pannie młodej i odwrotnie. Druga daje rodzicom osobny stół honorowy najbliżej pary, z rodzicami panny młodej po prawej stronie.
4. Dziadkowie i rodzice chrzestni. Blisko, ale z uwzględnieniem wygody, o czym niżej.
5. Rodzeństwo i bliższa rodzina.
6. Dalsza rodzina.
7. Znajomi, przyjaciele i współpracownicy.

Alternatywą, która wraca w Polsce, jest osobny stolik tylko dla pary młodej. Daje Wam chwilę oddechu i bardzo dobrze wygląda na zdjęciach, ale odcina Was od rozmów przy stole.

Zasada naprzemienności płci, czyli kobieta, mężczyzna, kobieta, mężczyzna, bywa jeszcze wymieniana w poradnikach, ale dziś stosuje się ją rzadko. Częściej pary i małżeństwa siadają po prostu obok siebie. Jeśli jednak trzymacie się tradycji, obowiązuje też reguła, że kobiety nie zamykają stołów, czyli nie siadają na krótkich końcach.

Seniorzy, dzieci i single, czyli gdzie usadzić gości weselnych

Grupy, przy których najłatwiej o wpadkę

Osoby starsze. Nigdy tyłem do pary młodej. Blisko wyjścia i toalet, z dala od głośników i stanowiska DJ-a, poza przeciągiem i poza strefą parkietu. Warto zadbać o wygodne krzesła. To jest jedno miejsce, w którym decyzja o rozsadzeniu realnie wpływa na to, czy babcia zostanie do końca, czy wyjdzie po torcie.

Dzieci. Osobny stolik na uboczu, z dostępem do toalet i daleko od kolumn. Przy większej liczbie dzieci warto obsadzić ten stolik animatorem. Rodzice z najmłodszymi powinni siedzieć od zewnętrznej strony stołu, żeby móc wyjść bez przeciskania się.

Single. Tu poradniki się nie zgadzają i warto o tym wiedzieć. Jedne radzą sadzać osoby bez pary razem, żeby nie czuły się wykluczone wśród małżeństw. Inne wymieniają tworzenie osobnego stolika singli jako typowy błąd, bo jest to zbyt czytelne. Rozwiązanie pośrednie, które działa: sadzać ich w grupie znajomych w podobnym wieku, ale nie jako osobną kategorię.

Osoby skłócone. Przy przeciwległych stołach, najdalej jak się da. To nie jest przesada, tylko oszczędzanie sobie wieczoru.

Współpracownicy. Polska etykieta nie ma dla nich osobnej reguły. Traktuje się ich jak znajomych i sadza razem, w jednej grupie tematycznej.

Winietki, tablica i numery stołów

Jak oznaczyć miejsca, żeby to działało

Tablica z planem stołów stoi przy wejściu na salę. To ona odpowiada za to, czy pierwsze piętnaście minut przyjęcia będzie spokojne, czy sto osób będzie krążyć między stołami i szukać swojego nazwiska. Czcionka na tablicy nie powinna być mniejsza niż szesnaście punktów, a wszystkie nazwiska muszą być czytelne z odległości metra.

Winietki, czyli karteczki z imieniem przy nakryciu, mają kilka standardowych rozmiarów:

• Namiotowa składana: 100 x 200 mm przed złożeniem, 100 x 100 mm po. Z arkusza A4 wychodzą dwie sztuki, papier minimum 250 do 300 g
• Mniejsza składana: 90 x 50 mm, cztery do sześciu sztuk z arkusza
• Płaska wizytówkowa: 85 x 55 mm, do dziesięciu sztuk z arkusza, papier od 200 g

Koszt jest symboliczny. Papier 250 g to około 25 zł za pięćdziesiąt arkuszy A4, a wydruk kolorowy w punkcie ksero 1 do 2 zł za arkusz. Przy stu gościach i winietkach 85 x 55 mm mieści się to w kilkudziesięciu złotych.

Nośnik tablicy z planem to już kwestia stylu: lustro, sztaluga, tablica kredowa, plexi, sznurki z klamerkami, plaster pnia, rama okienna, mech. Funkcja jest jedna i nie zmienia jej żaden materiał.

Darmowe narzędzia do planu stołów online

Co realnie działa po polsku

Jeśli nie chcecie rysować planu na kartce, jest kilka polskich narzędzi z darmową wersją. Wszystkie wymagają rejestracji.

• Ślubeo, planer stolików. Darmowy, po polsku. Stoły okrągłe, kwadratowe i prostokątne, dostosowanie wymiarów sali, dodawanie elementów typu scena albo candy bar, usadzanie przez przeciąganie nazwisk, druk i eksport do PDF
• Wedding.pl, Goście Przy Stole. Część darmowego organizera ślubnego
• Wesele w Sieci, kreator planu stołów. Wersja podstawowa darmowa, stoły okrągłe i prostokątne bez limitu, eksport; rozszerzone funkcje płatne

Jeśli wolicie papier, w sieci są też darmowe szablony planu stołów do pobrania w PDF, a niektóre serwisy udostępniają generatory winietek, do których wkleja się listę gości i pobiera gotowy plik na A4.

Osiem błędów przy usadzaniu gości weselnych

Zebrane z poradników i z sal, na których pracowaliśmy

1. Brak przypisanych miejsc. Wolne miejsca brzmią swobodnie, w praktyce dają chaos przy wejściu i kilkanaście osób, które nie mają gdzie usiąść razem
2. Sadzanie seniorów tyłem do pary młodej. Klasyk, którego nikt nie robi celowo
3. Mieszanie dorosłych z dziećmi przy jednym stole. Męczy jednych i drugich
4. Osobny stolik singli. Widać go z drugiego końca sali
5. Sadzanie razem osób skłóconych albo o skrajnie różnych poglądach
6. Nieczytelny plan stołów. Ozdobna czcionka na lustrze wygląda pięknie na zdjęciu i fatalnie działa w praktyce
7. Nieprzekazanie planu obsłudze z wyprzedzeniem. Kelnerzy muszą wiedzieć, gdzie są diety specjalne i alergie
8. Zbyt gęste ustawienie stołów. Opisane wyżej, najczęstsze ze wszystkich

Plan stołów okiem kamerzysty

Trzy rzeczy, o których nikt Wam nie powie

Nie stawiajcie stołu pary młodej pod oknem. To wygląda dobrze na rzucie, a fatalnie w kadrze. Przez pierwszą część przyjęcia jest jeszcze jasno i wtedy okno za Wami daje mocne światło od tyłu, przez które twarze wychodzą ciemne, a Wy jesteście w kontrze. Ratuje się to lampą, ale wtedy zdjęcia z tego stołu wyglądają inaczej niż reszta reportażu.

Zostawcie przejście za stołem pary młodej. Metr wolnej przestrzeni z tyłu zmienia wszystko. Bez niego jedyne ujęcia Waszego stołu są robione z przodu, z tego samego miejsca, przez cały wieczór.

Dziadkowie blisko parkietu to zła lokalizacja przy głośnikach, ale dobra przy pierwszym tańcu. Kompromis, który podpowiadamy: stół seniorów z boku parkietu, ale po przeciwnej stronie niż kolumny. Wtedy widzą wszystko, nie ogłuchną, a Wy macie ich reakcje w kadrze w najważniejszym momencie wieczoru.